Was ist ein Workflow?
Durch einen Workflow können Standardprozesse erstellt werden, um Rechnungen künftig in eine bereits vordefinierte Freigabeabfolge zu senden.
In den Einstellungen unter 'Workflow-Editor' kannst du über das Feld 'Neuer Workflow' neue Abfolgen anlegen.
Was ist zu tun?
Gebe deinem Workflow einen aussagekräftigen Namen bspw. 'Marketing Workflow' und wähle die Beschreibung anhand der involvierten Personen und deren Budgetgrenzen aus (bspw. René → Frederik (500) → Dörte (10.000)).
Wähle für jeden Freigabeschritt eine oder mehrere Personen aus (bei mehr als einem Freigeber pro Stufe gilt: "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" - es wird so nur die Freigabe einer der ausgewählten Personen benötigt, um die Rechnung in den nächsten Schritt zu lassen)
füge beliebig viele Schritte hinzu, um die Freigabe über mehrere Verantwortlichkeiten hinweg zu starten
Freigabe nach bestimmten Bedingungen
Wenn es Bedingungen gibt, die bestimmen welchen Freigabeprozess die Rechnungen durchlaufen sollen, können jedem Freigabeschritt diese Bedingung zugewiesen werden.
Spielen wir das anhand eines Beispiels durch:
Alle Rechnungen, die in diesen Workflow geschickt werden, sollen im ersten Freigabeschritt von einem bestimmten Mitarbeiter geprüft, anschließend vom jeweiligen Vorgesetzten (ab 500€) und ab einem Betrag von 10.000 € muss zusätzlich der Geschäftsführer die Rechnung freigeben.
Freigabeschritt:
Freigabe durch MitarbeiterFreigabeschritt:
Vorgesetzter des Freigebers im ersten Freigabeschritt (ab 500€)Freigabeschritt:
durch den Geschäftsführer, aber nur wenn:
Betrag > 10.000 € (Bedingung über das Menü des jeweiligen Freigabeschrittes)
Wichtige Punkte:
Freigeber in den jeweiligen Freigabeschritten auswählen
mit der Bedingung eine Einschränkung treffen:
'Max Mustermann soll freigeben, aber nur, WENN Bedingung... erfüllt ist.'Die Betragsgrenze wird absolut behandelt: unabhängig davon, ob es eine Rechnung oder Gutschrift ist, der Gesamtbetrag allein reicht, um den optionalen Freigabeschritt auszulösen.
Als Beispiel: Die Bedingung “Betrag > 1.000” tritt ein für Rechnungen über 1.000€ sowie unter -1.000€
Freigabeprozess mit einem Workflow starten
Wähle einfach einen Workflow aus der Liste über einen Klick auf den Button aus, anstatt manuell die verschiedenen Freigabestufen anzulegen.
Die Rechnung wird nun in der von dir angelegten Reihenfolge an die dem Workflow hinterlegten Freigeber geschickt - hast du Betragsgrenzen angelegt, werden diese natürlich berücksichtigt.