Wo finde ich alle meine Dokumente?
Deine Dokumente findest du unter dem Menüpunkt Archiv in der linken Menüleiste.
Die Suchfunktion
Am oberen Bildschirmrand befindet sich die Suchleiste. Hier kannst du deinen zu suchenden Wert eintragen. Alle Dokumente, die mit deiner Suchanfrage übereinstimmen, werden dir anschließend in der Tabelle darunter angezeigt.
Mit dem Filter in der Suchmaske kannst du deine Suchergebnisse verfeinern, indem du zwischen folgenden Optionen wählst:
Wo soll gesucht werden?
Beginnt mit
(Der Suchbegriff beginnt z.B. mit "Amaz", bei deiner Suche nach "Amazon"
Nur genaue Übereinstimmung
(um den Kontakt "Amazon" zu finden, musst du nun genau "Amazon" eingeben)
Wonach soll gesucht werden?
Alles durchsuchen
(Volltextsuche, alles was auf der Rechnung steht wird durchsucht)
Nur in Datenfeldern suchen
(nur Datenfelder wie z.B. Notiz oder Rechnungsnummer werden durchsucht)
Wichtig: Da es sich bei unserer Suche um eine unscharfe Suche (Fuzzy-Suche) handelt, schlagen wir auch Ergebnisse vor, die nicht zu 100 % mit deinen Eingaben übereinstimmen. Wenn du nach 10 suchst, werden auch Ergebnisse wie 100, 91000, 10.05.2020 angezeigt - also alle Werte, welche den Suchbegriff 10 enthalten.
Wenn du bspw. nach einer exakten Rechnungsnummer oder einem exakten Betrag suchst, setze den Suchbegriff in "Anführungszeichen".
Die Filter- und Sortiermöglichkeiten
Neben jeder Überschrift befindet sich bis zu zwei Symbole. Diese weisen auf Möglichkeiten hin, wie du die Tabelle weiter bearbeiten kannst. Mit den Pfeilen nach oben und unten, kannst du deine Tabelle sortieren. Mit dem Trichter ist es dir möglich die Tabelle zu filtern und somit für deine Darstellung unwichtige Dokumente auszuschließen.
Hinweis: Du kannst Filter und Sortierungen kombinieren.
Export der Dokumente / Datensätze aus dem Archiv
Mithilfe der Schaltfläche am oberen rechten Rand kannst du die erstellte Tabelle entweder als CSV Datei, oder als ZIP-Ordner, mit allen ausgewählten Belegen im PDF Format, auf deinen Computer herunterladen.
Die Tabelle wird mit deinen aktiven Sortierungen und Filtern exportiert.
Zusätzlich werden folgende Felder im Export ergänzt:
Beleg-ID (Mit dieser kannst du den Beleg in DATEV Unternehmen online suchen)
Belegtyp
Unternehmens-ID
Wieso werden mir nicht alle Dokumente angezeigt?
Administrator:innen und Anforderer:innen können in Candis alle Dokumente in diesem Menü einsehen.
Bist du Freigeber:in, dann kannst du nur die Dokumente sehen auf diese du Zugriff hast, oder du im Freigabeprozess involviert warst.
Als Freigeber:in sieht du alle Dokumente, in denen du als Freigeber:in angegeben wurdest.
Wurdest du in einem Kommentar zu einem Dokument erwähnt, dann steht dir dieses Dokument ebenfalls dauerhaft zur Verfügung.