Um in Candis Auslagen effizient zu verwalten, ist es erforderlich, dass Ihre Mitarbeiter als Kreditoren erfasst sind. Dies ermöglicht eine korrekte buchhalterische Zuordnung, da die Buchung von Auslagen in Candis kreditorisch mit den jeweiligen Mitarbeitern als Kreditoren erfolgt.
Wie lege ich Mitarbeiter als Kreditoren an?
Die Anlage von Mitarbeitern als Kreditoren kann auf zwei Wegen erfolgen:
Im Geschäftspartnerbereich, wenn bereits Kontakte für Mitarbeiter existieren
Automatisch für Mitarbeiter, die noch nicht als Kontakte existieren, im Prüfungsprozess
Methode 1: Mitarbeiter sind bereits als Kontakte vorhanden
Sollten Ihre Mitarbeiter bereits als Kontakte mit oder ohne Kreditorenkontonummer vorhanden sein, gehen Sie wie folgt vor:
Prüfung der vorhandenen Kontakte: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Mitarbeiter im Geschäftspartnerbereich von Candis erfasst sind. Falls nicht, können Sie diese manuell hinzufügen oder den Kreditorenimport nutzen.
Anpassung des Kontakttyps: Wählen Sie nacheinander die jeweiligen Mitarbeiter aus und ändern Sie den Kontakttyp auf "Mitarbeiter". Nach dieser Umstellung erscheint eine Auswahl für Teammitglieder, in der der entsprechende Nutzer bereits vorausgewählt sein sollte. Ist dies nicht der Fall, können Sie den Nutzer manuell aus der Liste auswählen.
Einladung neuer Nutzer: Falls ein Mitarbeiter noch nicht als Nutzer in Ihrem Candis-Account registriert ist, laden Sie ihn ein und verknüpfen Sie ihn anschließend mit dem entsprechenden Kontakt.
Nach Abschluss dieser Schritte ist der Kontakt mit dem Mitarbeiter verknüpft und erscheint fortan in der Teammitgliederliste.
Methode 2: Automatische Anlage beim Erstellen einer Auslage
Falls ein Mitarbeiter noch nicht als Kontakt vorhanden ist, kann die Erstellung auch automatisch beim Anlegen von Auslagen erfolgen:
Einreichung der Auslage: Sobald der Mitarbeiter seine Auslage einreicht, wird automatisch ein neuer Kontakt in Candis angelegt.
Vergabe der Kreditorenkontonummer: Bei Bedarf können Sie anschließend eine Kreditorenkontonummer für den neu erstellten Kontakt vergeben.
Durch diese Vorgehensweisen stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter korrekt als Kreditoren in Candis erfasst sind und Auslagen effizient verarbeitet werden können.