Wir arbeiten gerade daran, dass sowohl das Verwalten von Auslagen als auch das Abrechnen von Reisekosten Teil von Candis wird. Hier erhältst du vorab schon einen Einblick, woran wir genau arbeiten und was das für dich bedeutet.
Was bringt dir das?
Du hast einen zentralen Ort für Rechnungsverarbeitung, Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung.
Reisekosten, Rechnungen und Erstattungen werden transparent und übersichtlich an einem Ort gespeichert.
Korrekte Daten und schnelle Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen, unter anderem durch definierte Workflows, OCR-Erkennung und klare Angaben zum Ausfüllen für Reisende bzw. Mitarbeitende, die Auslagen getätigt haben.
Buchhalter:innen haben alles gleichzeitig im Blick, Mitarbeitende müssen nur ein Tool für mehrere Anwendungsfälle nutzen.
Beliebig viele Nutzer:innen ohne Zusatzkosten, da wir nicht pro Nutzer:in abrechnen. Somit auch ideal für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden, die selten reisen.
Diese Funktionen sind enthalten
Hier sind einige der wichtigsten Features, an denen wir im Bereich Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung arbeiten:
Übersicht über Auslagen & Reisen: Reisende sammeln alle Auslagen und sonstige Kosten, die im Zuge einer Reise angefallen sind, an einem Ort. So lassen sich sich einfacher verwalten und ihr behaltet den Überblick.
Rückerstattung von Auslagen: Privat bezahlte Ausgaben können einfach eingereicht werden, gehen durch den Freigabeprozess und können so schnellstmöglich zurückerstattet werden.
Rückerstattung von Bewirtungsbelegen: Mitarbeitende laden Bewirtungsbelege mit allen erforderlichen Informationen, wie externen und internen Teilnehmenden sowie Trinkgeld, hoch. Danach können sie geprüft, freigegeben, exportiert und erstattet werden.
Kilometerberechnung: Strecken werden automatisch basierend auf dem Start- und Zielort berechnet. Dabei wird immer die kürzeste Route gewählt. Es kann auch manuell ein Zwischenstopp oder Umweg, z. B. aufgrund von Verkehrsbehinderungen, eingetragen werden.
Berechnung des Verpflegungsmehraufwand: Die weltweit aktuellen Pauschalsätze werden automatisch aktualisiert und sind in Candis hinterlegt. Reisende tragen dann einfach erhaltene Mahlzeiten ein und geben den Zeitraum der Reise an und wir kalkulieren den Verpflegungsmehraufwand.
Genehmigungsprozess für Erstattungen: Integriere die Candis-Workflows und Genehmigungsschritte und nutze sie auch für deine Reisekosten.
Wir lernen mit jedem Feedback und jedem weiteren Schritt in der Entwicklung dazu, weshalb es sein kann, dass das Endprodukt von den angegebenen Punkten abweichen kann.
Wie und ab wann kann ich das nutzen?
Die Funktionen für die Auslagenerstattung werden etwa Ende Januar 2025 verfügbar sein. Um diese nutzen zu können, musst du mindestens das Basis-Paket gebucht haben.
Die Funktionen zur Reisekostenabrechnung sind für Anfang 2025 geplant und sind ab dem Plus-Paket verfügbar.
Eine Übersicht über unsere Pakete findest du hier.