📄 Personenkonten in CANDIS Smartbooks

Personenkonten und wann es sinnvoll ist diese anzulegen.

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Verfasst von Thomas Heudecker
Vor über einer Woche aktualisiert

Soll man Personenkonten anlegen und verwalten?

Personenkonten sind individuelle Konten für Ihre Geschäftspartner. Wenn Transaktionskonten wie Kreditkarten oder PayPal exportiert werden, dann können diese für den OPOS Ausgleich erstellt werden.


Die im DATEV-Format exportierten Transaktionen können in verschiedene Buchhaltungssysteme importiert werden. Eine Buchung enthält immer ein Konto und ein Gegenkonto. Nur, wenn beide ausgefüllt sind, können die Transaktionen richtig verarbeitet werden.

Das Konto wird über 'Buchungskonten & Export' > 'Bankkonten' vergeben.
Das Gegenkonto über das individuelle Personenkonto des Geschäftspartners.

Wie werden Personenkonten angelegt?

Lernen Sie, welche Möglichkeiten es für die Anlage Ihrer Personenkonten gibt.

Schritt 1: Fragen Sie bei Ihrer Steuerkanzlei oder Buchhaltungsabteilung nach, ob Personenkonten schon gepflegt wurden. 

Ist dies der Fall dann können die Personenkonten im DATEV-Format exportiert und in CANDIS Smartbooks importiert werden.

Sind Sie sich unsicher, ob Ihre Datei im DATEV-Format ist, dann erkennen Sie das ganz leicht am Namen der Datei. Diese beginnt mit 'DTVF_DebKred_Stamm_...' Diese können ohne bedenken importiert werden.

  1. Gehen Sie auf 'Buchungskonten & Export' > 'Buchungskonten'

  2. Wählen Sie den Button 'Konten Importieren' aus

  3. Im folgenden Menü müssen Sie unter Kontenrahmen Ihren SKR auswählen und die Datei auswählen.

  4. Klicken Sie schlussendlich auf 'Importieren'

Alle Kontakte werden nun in den Account hochgeladen. Anhand der Kontonamen werden automatisch Zuordnungen zu den bestehenden Kontakten gemacht.

Schritt 2: Kontakte prüfen. 

Am Ende jedes Monats müssen die Kontakte einmal geprüft werden. Hier können Sie überprüfen, ob CANDIS Smartbooks jedem Kontakt auch ein Personenkonto zugeordnet hat. Hier können Sie auch Kontakte erstellen lassen. 

  1. Gehen Sie auf 'Buchungskonten & Export' > 'Buchungskonten'

  2. Wählen Sie unter den 'To Dos' das Feld 'Neue Kontakte prüfen' (Nur nach dem Schließen der Periode möglich)

Hier werden alle Kontakte angezeigt, zu denen das erste Mal in diesem Monat ein Beleg hochgeladen wurde. Klicken Sie nun in einen der Kontakte.

Es ist ein Buchungskonto vorhanden

Sie landen direkt im Kontakt und können nun erkennen, ob durch das Hochladen der Personenkonten, CANDIS Smartbooks das Buchungskonto dem Kontakt zugeordnet hat.

Wenn dies der Fall ist dann klicken Sie auf 'Als geprüft markieren'. Sie kommen nun in den nächsten Kontakt der Liste.

Es ist kein Buchungskonto vorhanden

Sollte kein Buchungskonto zugewiesen sein, dann können Sie unter 'Buchungskonto zuweisen' die Verknüpfung manuell anlegen, oder ein neues Konto erstellen.

Wenn Sie von CANDIS Smartbooks automatisch ein Konto zuweisen möchten, dann können Sie den Kontakt über 'Diesen Kontakt überspringen' überspringen.

Der übersprungene Kontakt wird weiterhin als 'nicht geprüft' angezeigt.

  1. Markieren Sie den nicht kontierten Kontakt

  2. Wählen Sie 'Aktion' aus und 'Buchungskonten erstellen'

  3. Sie können den Kontonummernbereich auch individuell anpassen

  4. Klicke Sie schlussendlich auf 'Neue Buchungskonten erstellen'

Sie haben nun für jeden markierten Kontakt das nächste freie Personenkonto erstellt und zugeordnet.

Hinweis: Wurden Sachkonten schon unter dem Monat vergeben, dann können am Ende des Monats keine Personenkonten automatisch erstellt werden. Dies ist nur bei "leeren" Kontakten möglich.

Sie möchten nicht für jeden Geschäftspartner ein Konto hinterlegen? Lesen Sie hier warum das zu mehr Aufwand führen kann.

Am Ende des Monats? Was ist, wenn ich meine Kontakte aber schon während des Monats vergeben möchte?

Unter 'Buchungskonten & Export' > 'Buchungskonten' können Sie alle Ihre Buchungskonten aufrufen und die Kontierung überprüfen. Dies ist unabhängig vom Ende des Monats.
Erstellen können Sie Personenkonten auch direkt unter dem Menüpunkt 'Kontakte'.

Hat dies Ihre Frage beantwortet?