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Belege importieren
Automatisieren des Rechnungseingangs durch den E-Mail Import
Automatisieren des Rechnungseingangs durch den E-Mail Import

Automatisiere die Prozesskette von Beginn an - mit möglichst wenig manuellem Aufwand

Timo Kretschmer avatar
Verfasst von Timo Kretschmer
Diese Woche aktualisiert

Die komfortabelste Art Dokumente in den Candis-Account zu importieren, ist der E-Mail-Import. Unter:

  1. Einstellungen

  2. E-Mail Inbox findet sich die individuell Import E-Mail-Adresse.

Diese Adresse ist fest mit dem Candis-Account verbunden und kann nicht verändert werden. Zudem findet sich in diesem Menüpunkt die Historie, als Überblick über die E-Mails und die jeweils enthaltenen Anhänge, welche in der Vergangenheit in den Candis-Account importiert wurden. 

Mit einem Klick auf die gewünschte E-Mail werden weitere Informationen sichtbar:

  • Empfangsdatum

  • Absender

  • Betreff

  • Text- & HTML-Inhalt

  • Angehängte Dokumente

Alle Dokumente, welche von Candis extrahiert wurden, sind mit einem Klick auf "Zum Beleg in Candis" direkt zu erreichen.

💡Tipp: Einrichten einer dauerhaften Weiterleitung von einem zentralisierten E-Mail-Postfach. Viele Candis-User richten sich eine unternehmensinterne Adresse für Eingangsrechnungen ein (rechnung@xyz-gmbh.de, invoice@xyz-gmbh.de, usw.). Künftig sollten alle Lieferanten sämtliche Rechnungen an diese Adresse senden. Zudem empfehlen wir eine dauerhafte Weiterleitung an die Candis-Adresse, sodass ohne manuellen Aufwand alle Rechnungen sofort im Candis-Account landen und der Freigabeprozess beginnen kann. 

⚠️ Wichtig: Manche Lieferanten versenden E-Mails ohne branchenübliche Transportverschlüsselung, diese E-Mails werden von unseren Servern abgelehnt und wären somit verloren. Durch die Einrichtung einer Weiterleitung wird dies verhindert.

Mail Weiterleitung bei Outlook/Microsoft 365 in Kombination mit einem Microsoft Exchange Server:

Auf dem Mailserver (Exchange Online) existiert in der Regel eine Richtlinie in den Antispameinstellungen, die eine automatische Weiterleitung an externe E-Mail Adressen standardmäßig blockiert.


Über diesen Link kommst du ganz einfach zu einem Artikel mit Anleitung.
Dieser wird zwar nur auf Englisch zur Verfügung gestellt, ist jedoch durch die Screenshots leicht verständlich. ➔ Eure IT-Abteilung bzw. Microsoft Administratoren können das also einfach korrekt einstellen ;-)

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