Nachdem wir bereits Einstellungen vorgenommen und die Konten verkn├╝pft haben, ben├Âtigt CANDIS jetzt nur noch Ihre Eingangsrechnungen, um richtig arbeiten zu k├Ânnen.

Es gibt zahlreiche M├Âglichkeiten Ihre Belege in Ihren Account weiterzuleiten:
Per Upload, per Mail, per Foto, per Scanner - f├╝r jede Alltagssituation eine passende Methode, um Belege nicht mehr aufw├Ąndig suchen und sammeln zu m├╝ssen.


Was kann ich hochladen - und was passiert danach?

CANDIS verarbeitet folgende Dateiformate:

  • Textdateien in PDF

Bilddateien

  • Aufl├Âsung: mind. 300 dpi
  • Unterst├╝tzte Formate: PNG, GIF, JPEG, TIFF, PDF
  • PDF-Dateien mit eingebetteten Bildern der Seiten

Dateigr├Â├če

  • maximale Dateigr├Â├če 10MB

WICHTIG: Bitte laden Sie immer nur eine Rechnung pro Dokument hoch. Mehrseitige Rechnung m├╝ssen ebenfalls in ein Dokument gefasst werden. Sollten Sie Auslagenerstattungen haben, welche mehrere Rechnungen beinhalten, dann finden Sie weitere Informationen in folgendem Artikel:

BELEGE UPLOAD:

Nach erfolgreichem Upload der Belege erscheinen diese in der Ansicht "in Bearbeitung". CANDIS liest nun alle relevanten Daten des Dokuments aus, erstellt im Hintergrund neue Kontakte und vergleicht alle Belege mit allen Bankbewegungen.
Anonymisierte Ausschnitte des Belegs werden zudem an ein geschultes Service-Team in unserem Berliner B├╝ro gesendet, so dass die Auslesung schwer erkennbarer Daten stattfinden kann.
Dieser komplette Vorgang kann bis zu 24 Std. Anspruch nehmen.

CANDIS pr├╝ft direkt nach dem Upload, ob ein gleicher Beleg bereits im System existiert. Dies ist der erste Schritt, um Duplikate herauszufiltern. Sollte der Beleg, den Sie hochgeladen haben, bereits im System existieren, zeigt Ihnen CANDIS die Stelle in CANDIS an, in der der Beleg liegt.

PROFI-TIPP: Achten Sie beim Upload oder Scannen Ihrer Dokumente stets auf Qualit├Ąt, Ausrichtung im Hochformat und Vollst├Ąndigkeit Ihrer Belege, so dass einer reibungslosen Auslesung nichts im Wege steht.

BELEGE EINGANG:

Dokumente k├Ânnen ├╝ber den "Eingang" direkt zu CANDIS hochladen. Alternativ k├Ânnen die Dokumente in jeder Stelle von CANDIS per Drag&Drop in die Benutzeroberfl├Ąche gezogen werden.
Sie haben in Ihrem "Eingang" zudem die ├ťbersicht ├╝ber alle bereits hochgeladenen Dokumente in chronologischer Reihenfolge und k├Ânnen etwaige Duplikate checken.

Vorteil des Upload Managers im Eingang: Eine Mehrfachauswahl von Belegen in gespeicherten Ordnern auf dem PC ist schnell und einfach m├Âglich.
Bitte warten Sie hier solange bis der Ladevorgang komplett abgeschlossen ist und schlie├čen Sie danach erst das Upload-Fenster.


BELEGE DURCH E-MAILS WEITERLEITEN

Bei Einrichtung Ihres CANDIS-Kontos wurde Ihnen eine individuelle Email-Adresse zugewiesen, an die Sie s├Ąmtliche Rechnungen weiterleiten k├Ânnen. Die Adresse sehen Sie jederzeit in Ihren Konto-Einstellungen nachsehen.

Senden Sie den Beleg im Anhang einer E-Mail an Ihre CANDIS-Importadresse.
Achtung: Verwenden Sie hierf├╝r Outlook? Lesen Sie bitte hier.

Vorteile der Weiterleitung: 

  • Kommunizieren Sie die Adresse in Ihrem Unternehmen, so dass die Weiterleitung von Rechnungen per Foto, E-Mail oder Ihrem Scanner kinderleicht von jedem erledigt werden kann.
  • Sie sind gerade unterwegs und haben einen Tankbeleg erhalten? Schnell ein Foto mit dem Handy machen und abschicken!
    Tipp: Wir empfehlen Ihnen gerne auch kostenlose Scanner-Apps f├╝r leichteres Abfotografieren auf Ihrem Handy.
  • Sie checken gerade im Hotel aus? Lehnen Sie die Papierrechnung ab und lassen Sie sie sich gleich direkt per E-Mail schicken.
  • Ihr Unternehmen besitzt zB eine Invoice@-Email-Adresse? Richten Sie gleich eine automatische Weiterleitung zu Ihrer CANDIS-Importadresse ein.

Nach erfolgreicher Weiterleitung sind die Dokumente dann in der Bearbeitungsansicht verf├╝gbar und werden nach der Auslesung den verschiedenen Kategorien zugeordnet.

Wichtig: Sie k├Ânnen in einer Email mehrere Rechnungen in Dokumenten-Anh├Ąngen senden. Schicken Sie pro Dokument aber nur eine Rechnung. Verschiedene Rechnungen in einem Dokument k├Ânnen nicht ausgelesen werden.

GETMYINVOICES

Ein praktischer Weg Belege aus vielen Online-Portalen automatisch in Ihren Account zu laden, ist GetMyInvoices.
F├╝r genaue Konditionen und eine Freischaltung wenden Sie sich bitte direkt an uns.

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