Nachdem wir bereits Einstellungen vorgenommen und die Konten verknüpft haben, benötigt CANDIS jetzt nur noch Ihre Eingangsrechnungen, um richtig arbeiten zu können.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten Ihre Belege in Ihren Account weiterzuleiten:
Per Upload, per Mail, per Foto, per Scanner - für jede Alltagssituation eine passende Methode, um Belege nicht mehr aufwändig suchen und sammeln zu müssen.


Was kann ich hochladen - und was passiert danach?

CANDIS verarbeitet folgende Dateiformate:

  • Textdateien in PDF

Bilddateien

  • Auflösung: mind. 300 dpi
  • Unterstützte Formate: PNG, GIF, JPEG, TIFF, PDF
  • PDF-Dateien mit eingebetteten Bildern der Seiten

Dateigröße

  • maximale Dateigröße 10MB

WICHTIG: Bitte laden Sie immer nur eine Rechnung pro Dokument hoch. Mehrseitige Rechnung müssen ebenfalls in ein Dokument gefasst werden.

BELEGE UPLOAD:

Nach erfolgreichem Upload der Belege erscheinen diese in der Ansicht "in Bearbeitung". CANDIS liest nun alle relevanten Daten des Dokuments aus, erstellt im Hintergrund neue Kontakte und vergleicht alle Belege mit allen Bankbewegungen.
Anonymisierte Ausschnitte des Belegs werden zudem an ein geschultes Service-Team in unserem Berliner Büro gesendet, so dass die Auslesung schwer erkennbarer Daten stattfinden kann.
Dieser komplette Vorgang kann bis zu 24 Std. Anspruch nehmen.

CANDIS prüft direkt nach dem Upload, ob ein gleicher Beleg bereits im System existiert. Dies ist der erste Schritt, um Duplikate herauszufiltern. Sollte der Beleg, den Sie hochgeladen haben, bereits im System existieren, zeigt Ihnen CANDIS die Stelle in CANDIS an, in der der Beleg liegt.

PROFI-TIPP: Achten Sie beim Upload oder Scannen Ihrer Dokumente stets auf Qualität, Ausrichtung im Hochformat und Vollständigkeit Ihrer Belege, so dass einer reibungslosen Auslesung nichts im Wege steht.

BELEGE EINGANG:

Dokumente können über den "Eingang" direkt zu CANDIS hochladen. Alternativ können die Dokumente in jeder Stelle von CANDIS per Drag&Drop in die Benutzeroberfläche gezogen werden.
Sie haben in Ihrem "Eingang" zudem die Übersicht über alle bereits hochgeladenen Dokumente in chronologischer Reihenfolge und können etwaige Duplikate checken.

Vorteil des Upload Managers im Eingang: Eine Mehrfachauswahl von Belegen in gespeicherten Ordnern auf dem PC ist schnell und einfach möglich.
Bitte warten Sie hier solange bis der Ladevorgang komplett abgeschlossen ist und schließen Sie danach erst das Upload-Fenster.


BELEGE DURCH E-MAILS WEITERLEITEN

Bei Einrichtung Ihres CANDIS-Kontos wurde Ihnen eine individuelle Email-Adresse zugewiesen, an die Sie sämtliche Rechnungen weiterleiten können. Die Adresse sehen Sie jederzeit in Ihren Konto-Einstellungen nachsehen.

Senden Sie den Beleg im Anhang einer E-Mail an Ihre CANDIS-Importadresse.
Achtung: Verwenden Sie hierfür Outlook? Lesen Sie bitte hier.

Vorteile der Weiterleitung

  • Kommunizieren Sie die Adresse in Ihrem Unternehmen, so dass die Weiterleitung von Rechnungen per Foto, E-Mail oder Ihrem Scanner kinderleicht von jedem erledigt werden kann.
  • Sie sind gerade unterwegs und haben einen Tankbeleg erhalten? Schnell ein Foto mit dem Handy machen und abschicken!
    Tipp: Wir empfehlen Ihnen gerne auch kostenlose Scanner-Apps für leichteres Abfotografieren auf Ihrem Handy.
  • Sie checken gerade im Hotel aus? Lehnen Sie die Papierrechnung ab und lassen Sie sie sich gleich direkt per E-Mail schicken.
  • Ihr Unternehmen besitzt zB eine Invoice@-Email-Adresse? Richten Sie gleich eine automatische Weiterleitung zu Ihrer CANDIS-Importadresse ein.

Nach erfolgreicher Weiterleitung sind die Dokumente dann in der Bearbeitungsansicht verfügbar und werden nach der Auslesung den verschiedenen Kategorien zugeordnet.

Wichtig: Sie können in einer Email mehrere Rechnungen in Dokumenten-Anhängen senden. Schicken Sie pro Dokument aber nur eine Rechnung. Verschiedene Rechnungen in einem Dokument können nicht ausgelesen werden.

GETMYINVOICES

Ein praktischer Weg Belege aus vielen Online-Portalen automatisch in Ihren Account zu laden, ist GetMyInvoices.
Für genaue Konditionen und eine Freischaltung wenden Sie sich bitte direkt an uns.

Einen kleinen Spezial-Fall gibt es im folgenden Teil der CANDISversity.
Wie Sie
Auslagenerstattungen in CANDIS am besten handeln...

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