CANDIS matcht Belege zu den Transaktionen. In 80% der Fälle kann CANDIS dies ganz ohne Ihre Hilfe tun. Manchmal, wenn CANDIS den Match nicht eindeutig bestimmen kann, müssen Sie aber nochmal ran :-)
Solche Fälle wären zum Beispiel wenn Sie eine Rechnung bar oder in zwei Teilzahlungen bezahlt haben oder auch wenn Rechnungssumme nicht ganz mit der Transaktionssumme übereinstimmt.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen wie Sie solche manuellen Verknüpfungen am leichtesten vornehmen.

1. Einen oder mehrere Beleg(e) zu einer Transaktion hinzufügen

Unter "Beleg erforderlich" finden Sie alle Transaktionen zu denen CANDIS noch keinen Beleg gemacht hat. 

Sie können zu dieser Transaktion direkt einen Beleg hinzufügen, indem Sie auf die Transaktion klicken und dann rechts auf den Button "Beleg hinzufügen". 

Im nächsten Fenster haben Sie verschiedene Möglichkeiten:

  • Unter "Offene Belege" wird Ihnen eine passende Rechnung vorgeschlagen?
    PROFI-TIPP: Überprüfen Sie bitte genau, ob Transaktion und Beleg zusammengehören. Rechnungsdatum, -Nummer und -Summe sind hier die wichtigen Anhaltspunkte.
  • Ihnen wird kein Beleg direkt vorgeschlagen? Suchen Sie in der Suchleiste nach Kreditor, Rechnungsnummer oder -Summe.
    PROFI-TIPP
    : Dies ist besonders wertvoll wenn Sie mehrere Rechnungen mit einer Transaktion bezahlt haben. Fügen Sie einfach alle zugehörigen Rechnungen an die eine Transaktion hinzu.

Der Beleg ist doch noch nicht in Ihrem Account? Klicken Sie auf "In Bearbeitung / Upload": Hier werden Ihnen die Belege angezeigt, die von CANDIS noch ausgelesen werden. 

  • Falls Sie den passenden Beleg hier finden, markieren Sie ihn mit dem Häkchen im Eck und klicken Sie auf "hinzufügen".
    Über das kleine Uhrensymbol können Sie sich daraufhin dieses To-Do ausblenden lassen.
  • Oder wählen Sie "Dateien zum Upload auswählen" und laden Sie den Beleg direkt hier hoch. Warten Sie solange bis die Vorschau des Belegs geladen hat, setzen Sie dann das Häkchen und klicken Sie auf "hinzufügen".
    PROFI-TIPP
    : Die letzteren Methoden eignen sich auch hervorragend für die Verknüpfung solcher Dokumente, die CANDIS normalerweise als "Weiteres Dokument" abgelegt hätte, wie zB erläuternde Dokumente zu einer Rechnung oder Zahlungsbestätigungen. Dieser direkte Upload ist nämliche ein garantierter Match von Transaktion und Beleg.

2. Eine oder mehrere Transaktion(en) zu einem Beleg hinzufügen

Möchten Sie zu einem Beleg eine oder mehrere Transaktion/en hinzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie den Beleg und wählen Sie dann rechts "Zahlung hinzufügen" und "Transaktion verknüpfen".

Danach wählen Sie die entweder aus den Vorschlägen die entsprechende Transaktion aus, die mit dem Beleg verknüpft werden soll oder suchen über die Suchleiste den Kreditor, Rechnungssumme oder -Nummer, um eine passende Transaktion zu finden.

PROFI-TIPP: Stimmen Rechnungssumme und Transaktionssumme nicht überein, wird Ihnen CANDIS in einem nächsten Schritt Möglichkeit geben, den Restbetrag zu erklären. Es stehen Ihnen hier Kategorien wie Skonto, Gutschrift, Mahngebühr etc. zur Verfügung. Diese Information wird ebenfalls im Export mit an Ihren Steuerberater gegeben.

3. Eine Bar-Zahlung oder Offline-Transaktion kennzeichnen

Sie können ein zusätzliches Konto einrichten, zu dem Sie dann Belege verknüpfen können. Diesem Offline Konto können Sie einen Namen geben und auch einer Kategorie zuordnen.

Klicken Sie auf "Einstellungen" unten links - "Transaktionskonten" und "Konto hinzufügen".
Unter Offline Konto können Sie sich dann ein neues Konto / eine neue Kasse erstellen.

Haben Sie eine Rechnung bar bezahlt, können Sie dies in einfachen Schritten markieren. Klicken Sie auf den Beleg und wählen Sie rechts "Zahlung hinzufügen" und dann "Barzahlung zuweisen".

Sie können hier im obersten Reiter die Barzahlung auswählen, Währung, Betrag und Datum bei Bedarf ändern.
Hinterlassen Sie wenn gewünscht im Notizfeld noch einen Kommentar zu diesem Beleg oder der Barzahlung und drücken Sie dann "speichern".

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