Einführung
Candis nutzt ein KI-Modell für die Feldvorschläge. Unser KI-Modell wertet den Inhalt einer Rechnung aus und leitet daraus passende Werte ab. Die Vorschläge stammen nicht aus bestehenden Regeln oder Templates. Candis kann aktuell Vorschläge für diese Felder erstellen:
Sachkonto
Kostenstelle (KOST 1)
Kostenträger (KOST 2)
Steuerschlüssel
Buchungstext
Mehrwertsteuer-Aufteilungen
Zahlungsstatus + Datum
Dieses Feld umfasst Zahlungsstatus und Zahlungsdatum.
Wann Candis KI-Feldvorschläge erstellt
Das KI-Modell benötigt eine ausreichende Datengrundlage aus deiner Gesellschaft, um verlässliche Vorschläge zu erstellen. Candis aktiviert die KI-Feldvorschläge deshalb erst, wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind:
In deiner Gesellschaft wurden mindestens 100 Rechnungen freigegeben.
Seit der ersten Freigabe einer Rechnung sind mindestens 14 Tage vergangen.
Unter Einstellungen ➔ Feldvorschläge zeigt dir Candis den aktuellen KI-Trainingsfortschritt an, inklusive der Anzahl manuell verarbeiteter Dokumente und der verbleibenden Tage der Anfangsphase des Trainings.
Beachte: Solange diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind, zeigt Candis keine KI-Feldvorschläge an. Du kannst den Fortschritt jedoch jederzeit in den Einstellungen nachvollziehen. Sobald deine Gesellschaft beide Voraussetzungen erfüllt, erstellt Candis die KI-Feldvorschläge automatisch. Du musst nichts weiter tun.
So funktioniert es
Öffne ein Dokument im Verarbeitungsformular.
Im der Vorkontierung erscheinen KI-generierte Vorschläge.
Erkennbar am blauen Stern „KI Vorschlag“.
Du kannst den Vorschlag übernehmen oder ein anderes Konto auswählen.
Wichtig: Du trainierst die KI-Feldvorschläge, indem du falsche Vorschläge korrigierst. Candis nutzt diese Korrekturen als Signal für zukünftige Vorschläge.
Feldvorschläge konfigurieren
Unter Einstellungen ➔ Feldvorschläge legst du fest, in welchem Freigabeschritt Candis KI-Feldvorschläge erstellt.
Die Tabelle zeigt dir alle verfügbaren Felder. Für jedes Feld kannst du auswählen, ob Candis den KI-Feldvorschlag für die Anforderer:in oder für Freigeber:in erstellt. Wenn ein Feld in einem Freigabeschritt keinen Schalter enthält, bietet Candis für dieses Feld in diesem Freigabeschritt keinen KI-Feldvorschlag an.
Individuelle Buchungstexte konfigurieren
Du kannst festlegen, aus welchen Rechnungsdaten Candis einen individuellen Buchungstext generiert.
Öffne Einstellungen ➔ Feldvorschläge.
Wähle beim Feld Buchungstext die Option Weitere Optionen.
Wähle die einzelnen Elemente aus, die Candis für den Buchungstext verwenden soll.
Prüfe die ausgewählten Elemente. Candis nutzt diese Elemente anschließend für neue KI-Feldvorschläge im Feld Buchungstext.
Du kannst beispielsweise Geschäftspartner, Leistung, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer und Bestellnummer auswählen. Candis kombiniert die verfügbaren Angaben zu einem individuellen Buchungstext und generiert Beispiele.
Beachte: Prüfe den generierten Buchungstext im Verarbeitungsformular. Du kannst den Buchungstext vor der weiteren Verarbeitung der Rechnung jederzeit manuell anpassen.
Ersatzdatum für den Zahlungsstatus konfigurieren
Candis kann das Rechnungsdatum als Zahlungsdatum verwenden, wenn Candis kein Zahlungsdatum aus der Rechnung auslesen kann.
Öffne Einstellungen ➔ Feldvorschläge.
Wähle beim Feld Zahlungsstatus + Datum die Option Weitere Optionen.
Aktiviere die Einstellung, mit der Candis das Rechnungsdatum als Zahlungsdatum verwendet, wenn kein Zahlungsdatum verfügbar ist.
Candis übernimmt das Rechnungsdatum nur als Ersatz, wenn das KI-Modell kein Zahlungsdatum aus der Rechnung auslesen kann.
Beachte: Das Rechnungsdatum entspricht nicht immer dem tatsächlichen Zahlungsdatum. Prüfe den vorgeschlagenen Zahlungsstatus und das vorgeschlagene Zahlungsdatum deshalb vor der Weiterverarbeitung.
Feedback zu KI-Feldvorschlägen geben
Dein Feedback bleibt wichtig, auch wenn du falsche Vorschläge direkt im Feld korrigierst. Korrekturen zeigen Candis, welcher Wert richtig ist. Feedback erklärt zusätzlich, warum ein Vorschlag hilfreich oder nicht hilfreich war.
Öffne die Rechnung im Verarbeitungsformular.
Klicke auf das Feedback-Menü.
Wähle 👍 Daumen hoch, wenn die KI-Feldvorschläge hilfreich waren.
Wähle 👎 Daumen runter, wenn ein oder mehrere KI-Feldvorschläge nicht hilfreich waren.
Wähle im Dropdown das passende Feedback je Feld aus.
Beispiele für hilfreiches Feedback
Hilfreiches Feedback beschreibt den konkreten Fehler und den erwarteten Wert.
✅ „Candis schlägt bei Gehaltsrechnungen häufig Sachkonto X vor. Richtig ist Sachkonto Y.“
✅ „Die Kostenstelle passt bei Lieferant A, aber bei Lieferant B schlägt Candis häufig die falsche Kostenstelle vor.“
✅ „Candis erkennt das Zahlungsdatum nicht zuverlässig, wenn der Zahlungsstatus bereits bezahlt ist.“
Nicht hilfreiches Feedback enthält keinen konkreten Hinweis.
❌ „Schon wieder falsch.“
❌ „Passt nicht.“
❌ „Schlecht.“