Das starten eines Freigabeprozesses lässt sich grundlegend in die folgenden drei Aufgaben unterteilen:

  • Belegdaten erfassen
  • Kontakte anlegen
  • Freigabeschritte definieren

Sollten Sie entweder über die Berechtigungsstufe des Anforderers oder des Administrators verfügen, können Sie für die hochgeladenen Dokumente Freigaben von den jeweiligen Kolleg*innen anfordern.
Nachdem über den Menüpunkt “Hochladen” Rechnungen erfolgreich geuploadet wurden, finden Sie diese in den “Entwürfen” wieder. 

Belegdaten erfassen

Unsere OCR beginnt umgehend damit, die in dem Beleg enthaltenen Informationen zu extrahieren. Fehlende Belegdaten können Sie einfach über das Eingabemenü auf der rechten Seite ergänzen.
Ergänzen Sie zumindest die mit den roten Sternchen als Pflichtfelder gekennzeichneten Belegdaten um die Belege für den Freigabeprozess vorzubereiten.

Sollte die von Ihnen angeforderte Rechnung die Erste dieses Lieferanten sein, müssen Sie einen neuen Kontakt anlegen - erfolgt dies nicht, ist keine Anforderung einer Freigabe möglich.

Kontakte anlegen

Wenn Sie über die Eingabemaske den Kreditoren der freizugebenden Rechnung noch nicht finden können, müssen Sie einen neuen Kontakt anlegen. Klicken Sie hierzu auf den Button "Kontakt Hinzufügen".

Zusätzlich zu dem Namen des Lieferanten pflegen wir noch weitere Informationen im System, wie die IBAN, Steuernummer und die USt-ID Nr. So können bspw. Lieferanten mit mehreren Standorten und unterschiedlichen Bankverbindungen voneinander getrennt werden.
Über “Kontakt speichern” wird der Kontakt nun angelegt und ist auch im Menüpunkt “Kontakte” zu finden.

Freigabeschritte definieren

Sobald alle Belegdaten erfasst wurden, müssen Sie noch die/den Freigeber auswählen. Sollte nur eine Person die Rechnung freigeben müssen, wählen Sie nur einen ersten Freigabeschritt aus und ignorieren weitere Schritte. Werden in einem Freigabeschritt mehrere Personen ausgewählt, ist jeder Freigeber berechtigt eine Rechnung freizugeben. Die Freigabe erfolgt letztendlich durch diejenige Person, die einen Beleg zuerst freigibt oder ablehnt - das sogenannte Stellvertreterprinzip.

Wählen Sie nach der ersten Freigabestufe noch eine zweite aus, muss die Rechnung erst die erste Freigabe durchlaufen haben, bevor die zweite Ebene den Beleg letztendlich freigeben kann. Nach dieser Logik folgen auch weitere Freigabeschritte. Die nächsten Freigabestufen erscheinen in der Eingabemaske, sobald die vorhandenen ausgefüllt wurden.

Mögliche Fehlerquellen

Eine Freigabe lässt sich nicht anfordern wenn:

  • kein Kontakt ausgewählt wurde 
  • kein Kontakt vorhanden ist und trotzdem kein neuer Kontakt erstellt wurde
  • eines der Pflichtfelder nicht ausgefüllt wurde (Dokumententyp, Zalungsempfänger, Rechnungsdatum, Betrag, Währung und mindestens ein Freigabeschritt)
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