Unsere Candis AI erkennt Dokumententyp automatisch und unterstützt euch dabei, eure Dokumente in Candis noch schneller und einfacher zu verwalten. Hier erfahrt ihr, wie die automatische Dokumententyp-Erkennung funktioniert und was sie für euren Arbeitsalltag bedeutet.
Was macht die automatische Klassifizierung?
Sobald ein neues Dokument in Candis hochgeladen wird, sei es per E-Mail oder Drag & Drop, wird es automatisch auf seinen Typ geprüft. Die Klassifizierung erkennt, um welche Art von Dokument es sich handelt, und ordnet es dem passenden Typ zu. Das spart Zeit und reduziert manuelle Arbeitsschritte.
Hinweis
Unsere KI-gestützte Dokumentenklassifizierung ist durch ein strenges Data Fencing gesichert. Alle Daten werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet, nicht für das maschinelle Lernen verwendet und die Einhaltung der Finanz- und Datenschutzvorschriften ist gewährleistet.
Diese Dokumenttypen werden automatisch erkannt:
Eingangsrechnungen
Verträge
Angebote
Lieferscheine
Auftragsbestätigungen
Dokumente, die keiner dieser Kategorien eindeutig zugeordnet werden können, werden standardmäßig als Rechnung klassifiziert. Der Grund: Die meisten Dokumente in Candis sind Rechnungen – so wird sichergestellt, dass das Dokument im Zweifelsfall sinnvoll einsortiert wird.
Wo sehe ich, welcher Typ erkannt wurde?
In der Historie jedes Dokuments findet ihr den Hinweis, dass der Dokumententyp automatisch klassifiziert wurde. Das gibt euch Transparenz darüber, was das System erkannt hat.
Beispiel:
„Dokument als Rechnung klassifiziert“
„Dokument als Vertrag klassifiziert“
(Falls ihr diesen Hinweis nicht seht, ist die automatische Klassifizierung für euren Account noch nicht aktiv.)
Was passiert, wenn die KI den Typ falsch erkennt? Kann ich den Dokumententyp ändern?
In den meisten Fällen funktioniert die Klassifizierung zuverlässig. Sollte der Dokumententyp einmal nicht korrekt erkannt werden, könnt ihr ihn manuell ändern. Eure Korrektur hilft uns, die Klassifizierung langfristig zu verbessern.
Wichtig zu wissen:
Wenn ihr den Dokumententyp ändert, bleiben die meisten bereits erfassten Daten erhalten. Bei manchen Wechseln, z.B. von „Vertrag“ zu „Rechnung“, kann es sein, dass die Extraktion noch einmal ausgeführt wird, um die passenden Felder neu zu füllen. In der Regel geht dabei jedoch keine Information verloren.
Wie funktioniert die Klassifizierung im Hintergrund?
Die Klassifizierung basiert auf einer modernen KI (Large Language Model). Diese analysiert den Inhalt des Dokuments:
Texteingaben: Hat das Dokument einen digitalen Text, wird dieser direkt ausgewertet.
Scans oder Bilder: Bei bildbasierten Dokumenten (z. B. Scans) werden die ersten Seiten an die KI übergeben, die diese analysiert.
Anhand klar definierter Kriterien erkennt die KI, ob es sich um eine Rechnung, einen Vertrag oder einen anderen Typ handelt.
Was passiert bei E-Rechnungen (z. B. XRechnung)?
E-Rechnungen werden ebenfalls erkannt und als solche verarbeitet. Sie durchlaufen den gleichen Klassifizierungsprozess, wobei Candis erkennt, dass es sich um eine elektronische Rechnung im XML-Format handelt. Diese Dokumente werden dann direkt als Rechnung behandelt und weiterverarbeitet.