In diesem Artikel erfährst du, wie Candis dich automatisch an offene Freigaben und fehlende Belege erinnert und wie du Teammitglieder gezielt an dringende Aufgaben erinnerst.
Automatische tägliche Erinnerung per E-Mail
Candis verschickt von Montag bis Freitag um 5:00 Uhr morgens eine automatisierte E-Mail an alle Teammitglieder mit offenen Aufgaben.
Die E-Mail trägt den Betreff „Tägliche Übersicht" beziehungsweise „Daily digest" und fasst zusammen, was an diesem Tag deine Aufmerksamkeit benötigt.
Die tägliche Übersicht enthält:
Alle ausstehenden Freigaben für Rechnungen und andere Dokumente
Hinweise auf Kreditkartentransaktionen, zu denen noch kein Beleg hochgeladen wurde
Hinweise zu Verträgen die bald ihre Kündigungsfrist erreichen
Hinweise zu neuen Auslagen / bzw. zu korrigierenden Auslagen
Über den Button Freigaben anzeigen in der E-Mail gelangst du direkt in den passenden Bereich in Candis.
Beachte: Candis verschickt die tägliche Übersicht ausschließlich dann, wenn um 5:00 Uhr morgens tatsächlich offene Aufgaben für dich vorliegen. Hast du am Vorabend alle Freigaben erledigt und kommt die nächste Rechnung erst im Tagesverlauf in deinem Eingang an, erhältst du an diesem Tag keine E-Mail. Das ist kein Fehler, sondern das erwartete Verhalten.
Die Häufigkeit und Art der automatischen Erinnerungen kannst du aktuell nicht selbst anpassen.
Teammitglieder gezielt an eine Freigabe erinnern
Wenn du ein einzelnes Teammitglied an eine dringende Freigabe erinnern möchtest, nutze die Kommentarfunktion in Candis. So gehst du vor:
Öffne die betreffende Freigabe in Candis.
Schreibe einen Kommentar und gib dabei ein
@-Zeichen ein.Wähle das passende Teammitglied aus der Vorschlagsliste aus.
Versende den Kommentar.
Candis informiert die verlinkte Person sofort auf zwei Wegen:
per E-Mail an die hinterlegte Adresse
per Mitteilung innerhalb von Candis
Tipp: Mitteilungen in Candis erscheinen nach dem Login im Bereich Mitteilungen in der Hauptnavigation. Dort sieht das verlinkte Teammitglied alle aktuellen Erwähnungen und Hinweise gebündelt.
Anwendungsbeispiele
Beispiel 1: Buchhalter:in startet den Arbeitstag Anna ist Buchhalterin und öffnet morgens um 8:00 Uhr ihren Posteingang. Sie findet die tägliche Übersicht von Candis vor, in der drei offene Freigaben und ein Hinweis auf eine Kreditkartentransaktion ohne Beleg aufgelistet sind. Über den Button Freigaben anzeigen springt sie direkt in den Freigabebereich und arbeitet die Aufgaben ab.
Beispiel 2: Dringende Freigabe vor Zahlungsfrist Eine Rechnung mit Skontofrist läuft heute ab, und die zuständige Freigeber:in hat noch nicht reagiert. Du öffnest die Rechnung, schreibst einen Kommentar mit @Max Mustermann – bitte heute noch freigeben, Skontofrist läuft ab und versendest ihn. Max erhält sofort eine E-Mail und eine Mitteilung in Candis.