Mit CANDIS k├Ânnen Sie verschiedene farbliche Labels erstellen und somit bestimmte Dokumente und Transaktionen kennzeichnen. Auf diese Weise k├Ânnen Sie Ihre Workflows abbilden und CANDIS an die Abl├Ąufe im Unternehmen anpassen. In diesem Artikel stellen wir zur Anregung f├╝nf Workflows vor, die man mit Labels umsetzen kann.

Rechnungen sachlich und formell pr├╝fen lassen

Als Unternehmen ist man in der Regel daran interessiert f├╝r Waren und Leistungen nicht mehr zu bezahlen, als notwendig. Erf├╝llt eine Rechnung au├čerdem nicht die formalen Anforderungen, ist der Vorsteuerabzug gef├Ąhrdet ÔÇö hier kann es schnell teuer werden. Deshalb ist es ab einer gewissen Gr├Â├čenordnung sinnvoll, eine sachliche und formale Rechnungsfreigabe einzuf├╝hren.

Am Anfang macht es Sinn, sich kurz ├╝ber das Design des Prozesses Gedanken zu machen:

  • Ist eine sachliche und formelle Pr├╝fung notwendig?
  • Reicht eine sachliche oder eine formelle Pr├╝fung zun├Ąchst aus?
  • Sollen Rechnungen ab einem gewissen Betrag gesondert gepr├╝ft werden?

Wenn im Unternehmen nur wenige Personen Ware oder Leistung bestellen, reicht vermutlich eine formelle Pr├╝fung aus.

Formelle Rechnungspr├╝fung

Damit man sich als Unternehmen Umsatzsteuer aus Rechnungen als Vorsteuer erstatten lassen kann, muss die Rechnung alle erforderlichen Pflichtangaben gem├Ą├č ┬ž 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) enthalten:

  • Name und Anschrift des Leistungsempf├Ąngers und des Leistungserbringers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
  • Rechnungsdatum
  • Eine einmalige fortlaufende Rechnungsnummer
  • Umfang der Leistung bzw. Menge und Art der gelieferten Waren
  • Leistungszeitpunkt/-raum
  • Preise, aufgegliedert nach Steuers├Ątzen und -befreiungen┬á
  • Preisminderungen, die bereits im Vorfeld vereinbart wurden (z. B. Rabatte)
  • Anzuwendende Steuers├Ątze sowie Steuerbetr├Ąge
  • Ggf. Hinweis auf Kleinunternehmerregelung

F├╝r sogenannte Kleinstbetragsrechnungen unter EUR 250,00 gibt es im ┬ž 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchf├╝hrungsverordnung) einige Vereinfachungen. Solche Rechnungen m├╝ssen lediglich die folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Leistungserbringers
  • Rechnungsdatum
  • Menge und Art der gelieferten Gegenst├Ąnde bzw. Umfang der Leistungen
  • Entgelt und Steuerbetrag in einem Betrag
  • Anzuwendender Steuersatz
  • Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung

Am besten erstellt man nun die Label 'Formell gepr├╝ft' und 'Nicht ordnungsgem├Ą├č'. Au├čerdem sollte man festlegen, wer f├╝r die formelle Rechnungspr├╝fung verantwortlich ist. In der Regel pr├╝ft der Steuerberater Rechnungen auf Ihre Ordnungsm├Ą├čigkeit beim Buchen.

  1. Gepr├╝fte Rechnungen bekommen das Label 'Formell gepr├╝ft'.
  2. Rechnungen, die die notwendigen Pflichtangaben nicht enthalten, bekommen das Label 'Nicht ordnungsgem├Ą├č'.
  3. In den Kommentaren kann man dokumentieren, welche Pflichtangaben fehlen.
  4. Nun kann man beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung anfordern.

Sachliche Rechnungspr├╝fung

Im Rahmen der sachlichen Rechnungspr├╝fung kontrolliert das Unternehmen, ob die erbrachten Leistungen bzw. gelieferten Waren korrekt abgerechnet wurden. In der Regel gleicht man hierzu den Lieferschein mit der Rechnung ab. Am besten macht das die Person, die auch die Bestellung aufgegeben hat. Hierzu ist wichtig, dass aus der Rechnung entnommen werden kann, von wem die Bestellung ausging. Korrekte Rechnungen werden mit dem Label 'Sachlich gepr├╝ft' versehen.

Wenn viele Personen Ware bestellen, macht es Sinn eine Person zu benennen, die die Rechnungen den Bestellern zuordnen. Diese Person kann dann auch die Reklamation abwickeln. Wie man Rechnungen Personen zuordnet, erkl├Ąren wir jetzt.

Im Team arbeiten und Zust├Ąndigkeiten festlegen

Wenn ein Unternehmen w├Ąchst, dann sind auch mehrere Personen f├╝r den Einkauf oder das Bestellen von Ware zust├Ąndig. Mit Hilfe von Labels kann man Rechnungen und Transaktionen verschiedenen Personen zuweisen und so die ├ťbersicht behalten.

Es ist von Vorteil, wenn Sie sich dar├╝ber Gedanken machen, welche Personen verantwortlich sind. Wenn Abteilungen gr├Â├čer werden, ist es h├Ąufig besser eine Person aus der Abteilung zu benennen, die f├╝r den Einkauf zust├Ąndig ist, als das vom Team parallel bestellt wird. Das f├╝hrt h├Ąufig nur zu fehlenden Rechnungen und Verwirrung, weil nicht klar ist, wer die Verantwortung hat. F├╝r jede zust├Ąndige Person kann dann ein Label angelegt werden und die Vorg├Ąnge somit entsprechend kennzeichnen.

Wenn das Volumen der Rechnungen steigt, kann eine Person neue Rechnungen t├Ąglich sichten und sie den zust├Ąndigen Personen zuordnen. Wichtig hierf├╝r ist, dass klar aus der Rechnung hervorgeht, wer die Bestellung aufgegeben hat.

Transaktionen f├╝r fehlende Belege k├Ânnen so ebenfalls den (vermutlich) zust├Ąndigen Personen zugeordnet werden. Falls die Person doch nicht zust├Ąndig ist, kann dies ├╝ber Kommentare gekl├Ąrt werden.

Die zust├Ąndigen Personen k├Ânnen sich die Ansicht der Rechnungen oder Transaktionen dann nach ihrem Label filtern und diese Ansicht als Link speichern ÔÇö so k├Ânnen Sie schnell eine Liste ihrer Rechnungen aufrufen.

Aufgaben managen und Priorit├Ąten festlegen

Bei den meisten Rechnungen wird alles stimmen ÔÇö dennoch ist es wichtig, sich Gedanken dar├╝ber zu machen, wie man mit Sachverhalten umgeht, bei denen etwas einmal nicht stimmen sollte.

Das k├Ânnen Rechnungen sein, die nicht korrekt sind oder bei denen noch etwas mit dem Lieferanten oder Kunden zu kl├Ąren ist. Der erste Schritt um solche Vorg├Ąnge zu managen ist, die ├ťbersicht zu behalten und wichtige Vorg├Ąnge entsprechend zu markieren. Hierf├╝r eignen sich die Labels:

  • To Do ÔÇö hier muss noch etwas erledigt werden
  • Follow-up ÔÇö hier muss ├╝berpr├╝ft werden, ob etwas erledigt wurde
  • High Priority ÔÇö Dinge, die sofort erledigt werden m├╝ssen

Das sind nur drei M├Âglichkeiten, wie man ├╝ber Labels Workflows optimieren und interne Anforderungen an die Finanzbuchf├╝hrung in CANDIS umsetzen kann. Besonders wirkungsvoll werden Labels aber erst dann, wenn Sie sie kombinieren und an die eigenen Bed├╝rfnisse anpassen.

War diese Antwort hilfreich f├╝r dich?