Mit CANDIS können Sie verschiedene farbliche Labels erstellen und somit bestimmte Dokumente und Transaktionen kennzeichnen. Auf diese Weise können Sie Ihre Workflows abbilden und CANDIS an die Abläufe im Unternehmen anpassen. In diesem Artikel stellen wir zur Anregung fünf Workflows vor, die man mit Labels umsetzen kann.

Rechnungen sachlich und formell prüfen lassen

Als Unternehmen ist man in der Regel daran interessiert für Waren und Leistungen nicht mehr zu bezahlen, als notwendig. Erfüllt eine Rechnung außerdem nicht die formalen Anforderungen, ist der Vorsteuerabzug gefährdet — hier kann es schnell teuer werden. Deshalb ist es ab einer gewissen Größenordnung sinnvoll, eine sachliche und formale Rechnungsfreigabe einzuführen.

Am Anfang macht es Sinn, sich kurz über das Design des Prozesses Gedanken zu machen:

  • Ist eine sachliche und formelle Prüfung notwendig?
  • Reicht eine sachliche oder eine formelle Prüfung zunächst aus?
  • Sollen Rechnungen ab einem gewissen Betrag gesondert geprüft werden?

Wenn im Unternehmen nur wenige Personen Ware oder Leistung bestellen, reicht vermutlich eine formelle Prüfung aus.

Formelle Rechnungsprüfung

Damit man sich als Unternehmen Umsatzsteuer aus Rechnungen als Vorsteuer erstatten lassen kann, muss die Rechnung alle erforderlichen Pflichtangaben gemäß § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) enthalten:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers und des Leistungserbringers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers
  • Rechnungsdatum
  • Eine einmalige fortlaufende Rechnungsnummer
  • Umfang der Leistung bzw. Menge und Art der gelieferten Waren
  • Leistungszeitpunkt/-raum
  • Preise, aufgegliedert nach Steuersätzen und -befreiungen 
  • Preisminderungen, die bereits im Vorfeld vereinbart wurden (z. B. Rabatte)
  • Anzuwendende Steuersätze sowie Steuerbeträge
  • Ggf. Hinweis auf Kleinunternehmerregelung

Für sogenannte Kleinstbetragsrechnungen unter EUR 250,00 gibt es im § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) einige Vereinfachungen. Solche Rechnungen müssen lediglich die folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Leistungserbringers
  • Rechnungsdatum
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang der Leistungen
  • Entgelt und Steuerbetrag in einem Betrag
  • Anzuwendender Steuersatz
  • Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung

Am besten erstellt man nun die Label 'Formell geprüft' und 'Nicht ordnungsgemäß'. Außerdem sollte man festlegen, wer für die formelle Rechnungsprüfung verantwortlich ist. In der Regel prüft der Steuerberater Rechnungen auf Ihre Ordnungsmäßigkeit beim Buchen.

  1. Geprüfte Rechnungen bekommen das Label 'Formell geprüft'.
  2. Rechnungen, die die notwendigen Pflichtangaben nicht enthalten, bekommen das Label 'Nicht ordnungsgemäß'.
  3. In den Kommentaren kann man dokumentieren, welche Pflichtangaben fehlen.
  4. Nun kann man beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung anfordern.

Sachliche Rechnungsprüfung

Im Rahmen der sachlichen Rechnungsprüfung kontrolliert das Unternehmen, ob die erbrachten Leistungen bzw. gelieferten Waren korrekt abgerechnet wurden. In der Regel gleicht man hierzu den Lieferschein mit der Rechnung ab. Am besten macht das die Person, die auch die Bestellung aufgegeben hat. Hierzu ist wichtig, dass aus der Rechnung entnommen werden kann, von wem die Bestellung ausging. Korrekte Rechnungen werden mit dem Label 'Sachlich geprüft' versehen.

Wenn viele Personen Ware bestellen, macht es Sinn eine Person zu benennen, die die Rechnungen den Bestellern zuordnen. Diese Person kann dann auch die Reklamation abwickeln. Wie man Rechnungen Personen zuordnet, erklären wir jetzt.

Im Team arbeiten und Zuständigkeiten festlegen

Wenn ein Unternehmen wächst, dann sind auch mehrere Personen für den Einkauf oder das Bestellen von Ware zuständig. Mit Hilfe von Labels kann man Rechnungen und Transaktionen verschiedenen Personen zuweisen und so die Übersicht behalten.

Es ist von Vorteil, wenn Sie sich darüber Gedanken machen, welche Personen verantwortlich sind. Wenn Abteilungen größer werden, ist es häufig besser eine Person aus der Abteilung zu benennen, die für den Einkauf zuständig ist, als das vom Team parallel bestellt wird. Das führt häufig nur zu fehlenden Rechnungen und Verwirrung, weil nicht klar ist, wer die Verantwortung hat. Für jede zuständige Person kann dann ein Label angelegt werden und die Vorgänge somit entsprechend kennzeichnen.

Wenn das Volumen der Rechnungen steigt, kann eine Person neue Rechnungen täglich sichten und sie den zuständigen Personen zuordnen. Wichtig hierfür ist, dass klar aus der Rechnung hervorgeht, wer die Bestellung aufgegeben hat.

Transaktionen für fehlende Belege können so ebenfalls den (vermutlich) zuständigen Personen zugeordnet werden. Falls die Person doch nicht zuständig ist, kann dies über Kommentare geklärt werden.

Die zuständigen Personen können sich die Ansicht der Rechnungen oder Transaktionen dann nach ihrem Label filtern und diese Ansicht als Link speichern — so können Sie schnell eine Liste ihrer Rechnungen aufrufen.

Aufgaben managen und Prioritäten festlegen

Bei den meisten Rechnungen wird alles stimmen — dennoch ist es wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, wie man mit Sachverhalten umgeht, bei denen etwas einmal nicht stimmen sollte.

Das können Rechnungen sein, die nicht korrekt sind oder bei denen noch etwas mit dem Lieferanten oder Kunden zu klären ist. Der erste Schritt um solche Vorgänge zu managen ist, die Übersicht zu behalten und wichtige Vorgänge entsprechend zu markieren. Hierfür eignen sich die Labels:

  • To Do — hier muss noch etwas erledigt werden
  • Follow-up — hier muss überprüft werden, ob etwas erledigt wurde
  • High Priority — Dinge, die sofort erledigt werden müssen

Das sind nur drei Möglichkeiten, wie man über Labels Workflows optimieren und interne Anforderungen an die Finanzbuchführung in CANDIS umsetzen kann. Besonders wirkungsvoll werden Labels aber erst dann, wenn Sie sie kombinieren und an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

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