Innerhalb der Finanzbuchhaltung kommt es immer mal wieder zu Rückfragen, die zügig mit dem Mandanten geklärt werden müssen. Klassischerweise erfolgt das per E-Mail und kann unterschiedlich lange dauern.

Ein Problem dabei ist, dass der Kontext zum Geschäftsvorfall, zu dem es Rückfragen gibt, in der E-Mail immer erneut hergestellt werden muss. Dafür gibt es in CANDIS die Kommentarfunktion.

Rückfragen über Kommentare klären

Unter jedem Beleg und unter jeder Transaktion haben Nutzer die Möglichkeit zu kommentieren. Mit '@' können verschiedene Nutzer erwähnt werden und erhalten daraufhin eine E-Mail mit dem Kommentar. Kommentare eignen sich vor allem dazu, um zu einem bestimmten Geschäftsvorfall zu kommunizieren.

Folgende Best Practices haben sich als nützlich erwiesen

  • Fehlende Belege zu Transaktionen von Mitarbeitern anfordern
  • Mandanten an fehlende Belege zu Transaktionen erinnern
  • Rückfragen zu bestimmten Belegen mit dem Mandanten klären (Handelt es sich bei einem Wirtschaftsgut beispielsweise um Anlagevermögen etc.)
  • Den Mandanten auf fehlende Angaben von nicht ordnungsgemäßen Belegen hinweisen

Hinweis: Kommentare sind nicht im Export erhalten und werden nur in CANDIS gespeichert.

Sachverhalte über Notizen dokumentieren

Eine andere Möglichkeit bestimmte Sachverhalte dauerhaft zu dokumentieren, sind Notizen. Zu jedem Beleg und jeder Transaktion kann der Nutzer Notizen hinzufügen. Diese werden auch mit exportiert und können später über die Zusatzinformationen angezeigt werden.

Notizen eignen sich vor allem dazu, Dinge dauerhaft zu einem Geschäftsvorfall zu dokumentieren. Beispielsweise könnte man über die Kommentarfunktion eine Rückfrage klären und das Ergebnis dann in der Notiz dokumentieren.

Nächste Schritte

War diese Antwort hilfreich für dich?