Was sind neue Kontakte?
Nach dem Schließen einer Buchungsperiode ermittelt CANDIS Smartbooks die in dieser Periode neu dazugekommen Kontakte. Ein Kontakt wird nur einmal als neu angezeigt.
Kontakte in CANDIS Smartbooks benötigen ein Personen-, als auch Sachkonto um vollständig übergeben zu werden.
Im ersten Reiter 'Personenkonten' werden alle Kontakte angezeigt, die zum ersten Mal, in diesem Monat, einen Beleg zugeordnet wurden.
Im zweiten Reiter 'Sachkonten' befinden sich alle Kontakt die zum ersten Mal ausgelesen wurden. Hier werden auch also auch Kontakte angezeigt die gar keinen Beleg enthalten.
Welche Kontakte prüfe ich?
Wenn Sie mit DATEV arbeiten, empfehlen wir lediglich die Debitoren und Kreditoren (erster Reiter) zu kontieren und die Sachkonten in DATEV per Lerndatei zu vergeben. Das hat folgende Gründe.
DATEV bietet keinen kompletten Export der Sachkonten an.
Die Benutzeroberfläche von CANDIS Smartbooks ist deshalb nicht für eine große Anzahl an Buchungskonten optimiert.
Man kann pro Kontakt nur ein Sachkonto hinterlegen, was ggf. bei verschiedenen Steuersätzen zu einem zu hohen bzw. zu niedrigem Vorsteuer-Abzug führt.
Der DATEV Buchungsautomat wird in naher Zukunft die Buchungssatz Generierung weitestgehend automatisieren.
Wenn Sie nicht mit DATEV arbeiten, können Sie die Sachkonten in CANDIS manuell anlegen und den sonstigen Kontakten ebenfalls ein Sachkonto zuweisen.
Neue Kontakte prüfen
Debitoren und Kreditoren
Filtern Sie die Liste der neuen Kontakte über den Filter 'Kontotyp' nach Debitoren bzw. Kreditoren.
Wenn Sie den ersten Kontakt der Liste anklicken, startet ein Workflow mit den vorher ausgewählten Kontakten.
Über 'Buchungskonto zuweisen' können Sie ein Konto auswählen. Im Feld 'Kontonummer' können Sie sowohl nach Kontenbeschriftung als auch nach Kontonummer suchen.
Wenn Sie vorher die Personenkonten importiert haben und die Verarbeitung durch das Servicecenter abgeschlossen ist, sollten die meisten Kontakte bereits ein verknüpftes Buchungskonto haben.
Wenn der Kontakt fertig kontiert ist, können Sie ihn 'Als geprüft markieren'.
Einen Kontakt im Workflow überspringen Sie mit einem Klick auf 'Diesen Kontakt überspringen'. Er bleibt dann ungeprüft und kann in der Liste der neuen Kontakte zur späteren Bearbeitung gefiltert werden.
Hinweis: die Markierung 'Geprüft' ist lediglich ein Hilfsmittel, damit Sie wissen, welche Kontakte Sie bereits kontiert haben. Wenn Sie keine Konten in CANDIS pflegen, können Sie auch alle Kontakt auf einmal als geprüft markieren.
Sachkonten
Im Tab 'Sonstige' wiederholen Sie den Prozess für Sachkonten.
Automatisiert Personenkonten erstellen
CANDIS kann fortlaufend für mehrere Debitoren und Kreditoren Personenkonten erstellen. Je nachdem ob ein Kontakt Ein- oder Ausgangsrechnungen hat, wird das nächste freie Kreditoren- bzw. Debitorenkonto vergeben. Wenn einem Kontakt bereits ein Konto zugewiesen ist, wird dieser übersprungen.
Wählen Sie die Kontakte aus, für die sie Personenkonten erstellen möchten.
Über Aktion | Buchungskonten erstellen starten Sie den Assistenten.
Der Standard Bereich für Personenkonten ist voreingestellt und kann ggf. angepasst werden.
Hinweis: Wenn die Sachkontenlänge fünf oder höher ist, müssen Sie entsprechend weitere Nullen anfügen.