Schlagworte bieten dir eine flexible Möglichkeit, Dokumente zu klassifizieren ohne die Beschränkung starrer Ordnersysteme. Bei Candis hast du die volle Kontrolle über die Benennung und Struktur deiner Schlagworte. Ab jetzt können Administratoren in den Settings und auch innerhalb der Dokumente Schlagworte erstellen. Diese können dann von allen Candis-nutzern hinzugefügt und in der Tabellenansicht gefiltert werden. Hier findet ihr einen Leitfaden für die optimale Anwendung.

Planung ist der Schlüssel: Bevor du ein neues Schlagwort erstellst, solltest du dir überlegen, wie du es verwenden möchtest. Schlagworte können für verschiedene Themen wie beispielsweise Projekte, Standorte, Waren, Status, Abteilungen oder Kostenstellen erstellt werden. Indem du dir vorab Gedanken machst, stellst du sicher, dass die Schlagworte konsistent und nützlich sind.

Beispiel 1: Kategorisierung nach Services und Waren

Beispiel 2: Kategorisierung nach Status

Verständlichkeit sichern: Füge jedem Schlagwort eine kurze Beschreibung hinzu. Dies hilft allen, die Schlagworte bei Dokumenten hinzufügen, zu verstehen, wofür der jeweilige Tag steht und wie er verwendet werden soll.

Weniger ist oft mehr: Investiere lieber mehr Zeit in die Auswahl treffender Schlagworte, anstatt eine Vielzahl an ähnlichen Tags zu haben, die das Sortieren erschweren. Weniger, aber gezielt gesetzte Schlagworte helfen, deine Dokumente effektiv zu organisieren und verhindern eine Überflutung mit irrelevanten Informationen.

Mit diesen bewährten Verfahrensweisen stellst du sicher, dass deine Schlagworte eine hilfreiche Struktur bieten und nicht zum organisatorischen Stolperstein werden.