Was sind Automatikkonten (DATEV)?
Automatikkonten sind Sachkonten in DATEV, denen ein fester Steuersatz hinterlegt ist. Wenn du bei der Vorkontierung ein solches Sachkonto auswählst, zieht Candis den Steuersatz direkt aus dem Sachkonto – eine manuelle Eingabe ist nicht notwendig.
Beachte: Automatikkonten stehen nur für DATEV-Integrationen mit hinterlegtem Kontenrahmen zur Verfügung. Candis unterstützt Automatikkonten aus SKR03, SKR04 und SKR45. Benutzerdefinierte Automatikkonten werden nicht unterstützt.
Wie ermittelt Candis den Steuersatz?
Candis verwendet für jede Rechnung genau eine Quelle für den Steuersatz. Welche Quelle greift, hängt davon ab, was in deiner Organisation hinterlegt ist. Die Priorität ist fest:
Steuerschlüssel › Automatikkonto › Standalone-Steuersatz
Das bedeutet: Solange ein Steuerschlüssel aktiv ist, kommt der Steuersatz immer aus dem Steuerschlüssel – auch wenn zusätzlich ein Automatikkonto ausgewählt ist. Ist kein Steuerschlüssel aktiv, aber ein Automatikkonto ausgewählt, kommt der Steuersatz aus dem Sachkonto. Candis zeigt die jeweils aktive Quelle direkt im Steuersatz-Feld an.
Beachte: Candis schlägt für Automatikkonten keinen Steuerschlüssel vor, um DATEV-Fehler zu vermeiden. Wenn du ein Automatikkonto auswählst, kannst du keinen weiteren Steuerschlüssel manuell setzen. Einzige Ausnahme: Steuerschlüssel 40.
So berechnet Candis die Beträge
Candis berechnet Beträge immer nach festen Regeln:
Änderst du den Netto- oder Bruttobetrag, berechnet Candis alle abhängigen Beträge neu.
Änderst du den Steuerbetrag, passt Candis den Bruttobetrag entsprechend an.
Änderst du den Steuerschlüssel, berechnet Candis Steuer- und Nettobetrag neu – auf Basis des Bruttobetrags.
Erkennt Candis einen Steuersatz, ohne dass ein Steuerschlüssel oder Automatikkonto hinterlegt ist, nutzt Candis den erkannten Steuersatz für die Berechnung.
Bei Rechnungen mit mehreren Steuersätzen (z. B. 19 % und 7 %) wählst du pro Position den passenden Steuersatz aus. Candis summiert die Beträge automatisch.
Szenarien
Es gilt eine feste Prioritätsregel mit drei möglichen Szenarien, abhängig davon, welche Daten in der Organisation hinterlegt sind.
Szenarien für DATEV, DATEV-nahe Integrationen und Sonstige
Bedingung: Die Organisation hat mindestens einen aktiven Steuerschlüssel. Sachkonten und Automatikkonten können zusätzlich hinterlegt sein.
Der Steuersatz kommt aus dem Steuerschlüssel oder aus dem Automatikkonto – die jeweils aktive Quelle ist in der Vorkontierung sichtbar.
Der Steuerschlüssel als Quelle gilt nur für DATEV-Integrationen.
Der Steuersatz ist nicht manuell änderbar.
Candis berechnet den Steuerbetrag und den Nettobetrag automatisch auf Basis des Steuersatzes und des Bruttobetrags.
Extrahierte Werte für Steuersatz, Nettobetrag und Steuerbetrag werden ignoriert, bleiben aber weiterhin verfügbar – z. B. für den Vergleich nach § 14 UStG.
Beachte: Wenn ein Automatikkonto ausgewählt ist, kann kein zusätzlicher Steuerschlüssel gesetzt werden. Einzige Ausnahme: Steuerschlüssel 40.
Szenario 2 – Kein Steuerschlüssel, keine Sachkonten
Bedingung: Die Organisation hat weder aktive Steuerschlüssel noch aktive Sachkonten.
Du gibst den Steuersatz manuell ein, oder Candis übernimmt einen erkannten Wert aus der Rechnung.
Candis berechnet den Netto- und Steuerbetrag automatisch auf Basis des Steuersatzes und des Bruttobetrags.
Der Steuerbetrag ist nicht direkt bearbeitbar.
Szenario 3 – Kein Steuerschlüssel, aber Sachkonto vorhanden
Bedingung: Die Organisation hat keinen aktiven Steuerschlüssel, aber mindestens ein aktives Sachkonto.
Du gibst den Steuersatz manuell ein, oder Candis übernimmt einen erkannten Wert aus der Rechnung.
Das ausgewählte Sachkonto hat keine Auswirkung auf die Steuerberechnung – das Automatikkonten-Feature greift in diesem Szenario nicht.
Candis berechnet den Netto- und Steuerbetrag automatisch auf Basis des Steuersatzes und des Bruttobetrags.
Der Steuerbetrag ist nicht direkt bearbeitbar.
Beachte: Szenario 3 gilt auch dann, wenn das ausgewählte Sachkonto ein Automatikkonto ist. Da kein Steuerschlüssel aktiv ist, greift das Automatikkonten-Feature nicht.
SAP Business One
Für SAP-Integrationen gilt genau ein Szenario. Sachkonto-basierte Fallbacks gibt es nicht – Steuerschlüssel sind immer erforderlich.
Szenario – Steuerschlüssel vorhanden
Bedingung: Die Organisation hat mindestens einen aktiven Steuerschlüssel.
Das Steuersatz-Feld wird für SAP-Kund:innen aktuell noch nicht angezeigt (folgt in Kürze).
Candis berechnet den Steuerbetrag automatisch auf Basis des Steuersatzes. Der Steuerbetrag ist anschließend manuell bearbeitbar.
Candis berechnet den Bruttobetrag automatisch auf Basis des Steuersatzes.
Der Nettobetrag bleibt unverändert.
Extrahierte Werte für Steuersatz, Nettobetrag und Steuerbetrag werden ignoriert.
Rundungsbetrag (SAP)
Wenn du einen Steuerschlüssel auswählst, erscheint ein Rundungsbetrag-Feld. Damit kannst du geringfügige Differenzen zwischen dem Rechnungsbetrag und dem von SAP berechneten Steuerbetrag ausgleichen. Der Bruttobetrag bleibt dabei unverändert, da SAP Rundungsbeträge zulässt.
Reverse Charge (SAP)
Wählst du einen Steuerschlüssel mit aktiviertem Reverse Charge aus, erstellt SAP beim Export automatisch zwei gegenläufige Steuerbuchungen. Der Steuerbetrag in der Buchung beträgt dadurch effektiv €0,00. Candis zeigt diesen Hinweis direkt im Steuerbetragsfeld an.
Beachte: Bei aktiviertem Reverse Charge ist die Aufteilung einer Rechnung auf mehrere Positionen nicht möglich.
Einschränkungen
Erstattungen und Candis App Automatikkonten werden in der Candis App und für Erstattungsfälle noch nicht unterstützt.
Keine benutzerdefinierten Automatikkonten Candis unterstützt ausschließlich Automatikkonten, die im DATEV-Kontenrahmen (SKR03, SKR04, SKR45) definiert sind.
Automatikkonto und Steuerschlüssel Automatikkonten und Steuerschlüssel können nicht gleichzeitig ausgewählt werden. Einzige Ausnahme: Steuerschlüssel 40.
Steuerschlüssel als Pflichtfeld in Workflows Wenn in einem Workflow der Steuerschlüssel als Pflichtfeld konfiguriert ist und ein Automatikkonto ausgewählt oder vorgeschlagen wurde, kann die Freigabe auch ohne Steuerschlüssel weiterlaufen – da der Steuersatz bereits im Automatikkonto hinterlegt ist.