Voraussetzungen
Verfügbar in allen Paketen. Einzelne Funktionen (z. B. Pflichtfeldkonfiguration, dynamische Felder) sind an höhere Pakete gebunden.
Du benötigst Administrator-Rechte, um Workflows zu erstellen oder zu bearbeiten.
Was ist ein Workflow?
Ein Workflow ist eine vordefinierte Abfolge von Freigabeschritten. Sobald eine Rechnung in einen Workflow geschickt wird, durchläuft sie automatisch die hinterlegten Schritte in der festgelegten Reihenfolge. Pro Schritt legst du fest, wer freigeben soll, und kannst optionale Bedingungen hinterlegen, die bestimmen, ob ein Schritt überhaupt ausgelöst wird.
Workflow anlegen
So legst du einen neuen Workflow an:
Öffne die Einstellungen und öffne den Bereich Workflows
Vergib einen aussagekräftigen Namen, zum Beispiel „Marketing-Freigaben" oder allgemein „Rechnungsfreigaben"
Trage eine kurze Beschreibung ein, sodass es für andere Personen einfach verständlich ist, wofür der Workflow gedacht ist
Füge die gewünschten Freigabeschritte hinzu und lege pro Schritt fest,
wer freigeben soll
welche Bedingungen gelten sollen
welche Felder verpflichtend ausgefüllt werden müssen
Speichere den Workflow
Tipp: Wenn du mehrere freigebende Personen oder ein Team in einem Schritt auswählst, reicht die Freigabe einer Person aus, damit die Rechnung in den nächsten Schritt wechselt.
Freigabeschritte benennen
Jedem Freigabeschritt kannst du eine eigene Bezeichnung geben, etwa Sachliche Freigabe, Fachliche Freigabe oder Finale Freigabe. Die Bezeichnung erscheint im Workflow-Editor, auf der Rechnung in der Workflow-Übersicht und in der Dokumentenhistorie.
Pflichtfelder im aktuellen Schritt
In Workflows können einzelnen Schritten Pflichtfelder zugewiesen sein, zum Beispiel Kostenstelle, Kostenträger, Sachkonto, Zusätzliche Kostenebene oder Steuerschlüssel (ab Plus verfügbar). Sind nicht alle Pflichtfelder deines Schritts ausgefüllt, kann der Schritt nicht freigegeben werden. Candis markiert die fehlenden Felder, sodass du sie direkt ergänzen kannst. Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, kannst du die Rechnung freigeben.
Beachte: Pflichtfelder, die einem späteren Schritt zugewiesen sind, kannst du im aktuellen Schritt bereits ausfüllen. Nach dem Ausfüllen sind sie erst wieder bearbeitbar, sobald der zugehörige Schritt aktiv wird.
Erfahre hier mehr über die Pflichtfelder.
Freigabe an Bedingungen knüpfen
Eine Bedingung legt fest, ob ein Freigabeschritt ausgeführt wird. Ist die Bedingung erfüllt, durchläuft die Rechnung den Schritt. Ist sie nicht erfüllt, überspringt Candis den Schritt automatisch.
Beispiel: Ein Schritt hat die Bedingung „Betrag > 1.000 €". Eine Rechnung über 1.500 € durchläuft diesen Schritt, eine Rechnung über 800 € überspringt ihn.
Beachte: Betragsgrenzen werden absolut behandelt. Die Bedingung „Betrag > 1.000 €" greift sowohl bei Rechnungen über 1.000 € als auch bei Gutschriften unter -1.000 €.
Beachte: Einem Freigabeschritt mit Bedingung können keine Pflichtfelder zugewiesen werden, da der Schritt übersprungen werden kann. Weise Pflichtfelder stattdessen einem Schritt ohne Bedingung oder dem Eingang zu.
Workflow einer Rechnung zuweisen
Bei jeder Rechnung kannst du einen Workflow aus der Liste auswählen. Candis leitet die Rechnung in der definierten Reihenfolge an die hinterlegten freigebenden Personen weiter und berücksichtigt dabei alle Regeln und Bedingungen.
Anwendungsbeispiele
Workflows können einfach oder komplex aufgebaut sein. Typische Varianten:
Mehrstufig mit Bedingungen: Jede Rechnung wird sachlich geprüft, ab bestimmten Beträgen kommen zusätzliche Freigebende dazu.
Dynamisch pro Abteilung: Platzhalter wie Rechnungsempfänger:in oder Kostenstellenverantwortliche:r ersetzen fest zugewiesene Personen. Ein Workflow deckt mehrere Abteilungen ab.
Mit Pflichtfeldern: Bestimmte Felder (z. B. Kostenstelle, Sachkonto) müssen ausgefüllt sein, bevor ein Schritt freigegeben werden kann.
Kombiniertes Beispiel:
Schritt 1 – Sachliche Prüfung: Rechnungsempfänger:in (dynamisches Feld). Pflichtfeld: Kostenstelle.
Schritt 2 – Budgetfreigabe: Kostenstellenverantwortliche:r (dynamisches Feld). Pflichtfeld: Sachkonto.
Schritt 3 – Finale Freigabe: Geschäftsführung (Bedingung: Betrag > 10.000 €).
Candis löst die Verantwortlichen in Schritt 1 und 2 zur Laufzeit auf und führt Schritt 3 nur aus, wenn die Betragsgrenze überschritten wird.
Lerne hier mehr über die dynamischen Felder und hier über die Pflichtfeldkonfiguration.