Wo befindet sich die Möglichkeit, eigene Auswertungen zu erstellen?
Mit einem Klick auf das Candis Logo in deinem linken Navigationsmenü kommst du zu deinem persönlichen Dashboard. Auf deinem Dashboard befindet sich auf der rechten Seite der Bereich Auswertungen. Hier kannst du mit einem Klick auf "Auswertung erstellen" mit dem Erstellen beginnen.
Welche Daten kann ich für Auswertungen nehmen?
Auswertungen können für
Kostenstellen
Sachkonten
Geschäftspartner
erstellt werden. Nachdem du über das Dashboard auf die Schaltfläche "Auswertung erstelle" geklickt hast, kannst du im nachfolgenden Menü auswählen, ob du eine Auswertung für Kostenstellen, Sachkonten oder Geschäftspartner anlegen möchtest.
Wichtig: Du kannst nur Auswertungen für Kostenstellen oder Sachkonten erstellen, wenn diese vorher importiert oder manuell angelegt wurden.
Wie kann ich meine Auswertung erstellen und wer kann diese einsehen?
Hast du dich für eine bestimmte Datengrundlage (Kostenstellen, Sachkonten, Geschäftspartner) entschieden, dann kannst du im darauffolgenden Menü weiter Einschränkungen vornehmen.
Als Erstes musst du im Reiter "Name und Inhalt" die Daten eingrenzen. Du kannst mehrere Sachkonten, Kostenstellen oder Geschäftspartner auswählen, die deine Auswertung enthalten sollen.
Unter "Name" kannst du einen eigenen Namen festlegen und unter "Auswertung mit Teammitgliedern teilen" ist es möglich deinen Kollegen diese Auswertung zur Verfügung stellen. Diese erscheint nach Erstellen auf deren Dashboard. Das Editieren dieser Auswertungen ist aber weiterhin dem Ersteller:in vorbehalten.
Als Zweites kannst du ein Budget deiner Auswertung hinzufügen. Das Budget kann jährlich oder vierteljährlich festgesetzt werden.
Budgets werden in der Monatsansicht monatsgenau heruntergebrochen. Im Screenshot haben wir 9.000 € pro Quartal angegeben. Dein Budget wird also durch die 3 Monate geteilt und monatlich auf 3.000 € festgesetzt. Dies gilt auch für jährliche Budgets. In diesem Fall werden diese entweder durch 4 in der Quartalsansicht, oder durch 12 bei der monatlichen Ansicht geteilt.
Als Letztes kannst du mit "Speichern und schließen" deine Eingaben übernehmen und deine Auswertung wird auf deinem und falls du Kollegen ausgewählt hast auf deren Dashboard angezeigt.
Solltest du ein Budget ergänzt haben, dann wird die in der Auswertung angezeigt, wie viel aktuell von deinem Budget verbraucht wurde.
Wichtig: Auswertungen können sich nur auf die Daten eines Candis Accounts beziehen. Es gibt keine Möglichkeiten über mehrere Accounts hinweg Auswertungen zu erstellen, oder diese in anderen Accounts sichtbar zu machen.
Kann ich meine Auswertungen verschieben oder noch nachträglich bearbeiten?
Jede Auswertung hat ein Untermenü, dass du über die 3 Punkte bei der jeweiligen Auswertung aufrufen kannst. Hier kannst du deine Auswertung jederzeit bearbeiten, oder nicht mehr gebrauchte löschen.
Hast du zu viele Auswertungen, oder möchtest nur bestimmte auf einem Blick sehen, dann kannst du über die Schaltfläche "Verschieben zu Weitere Auswertungen" diese hinter den Link "Weitere Auswertungen" verschieben.
Wie kannst du Zeiträume bei der Darstellung der Auswertungen anpassen?
Im Bereich Auswertungen in deinem Dashboard befindet sich am rechten oberen Bildschirmrand eine Schaltfläche. Mit dieser kannst du den Zeitraum festlegen und auf alle deine Auswertungen übertragen.
Du kannst einerseits das Jahr, festlegen und andererseits die folgende Zeiträume über die entsprechenden Reiter anzeigen lassen.
Jährlich
Quartalsweise
Monatlich
Mithilfe der Pfeiltasten neben der Schaltfläche kannst du zusätzlich weiter und zurückgehen.
Über den Reiter "Zeitraum" kannst du auch einen individuellen Zeitraum festlegen.
Gibt es Einschränkungen bei der Darstellung der Daten?
Ja! Es gibt Einschränkungen. Diese leiten sich aus deinen Rechten ab. Beim Erstellen gibt es folgende Punkte zu berücksichtigen:
Die Summe berechnet sich aus allen Rechnungen, auf die du Zugriff hast und die angegebenen Kostenstellen, Sachkonten oder Geschäftspartner enthalten.
Bei Rechnungen, die aufgeteilt wurden, werden nur die Kostenstellen und Sachkonten für die relevanten Teilbeträge übernommen.
Bist du Anforderer:in oder Administrator:in? Dann werden auch Rechnungen mitgezählt, die sich in der Prozessierung befinden und eine Kostenstelle, ein Sachkonto oder ein Geschäftspartner ausgelesen wurde.
Diese Einschränkungen sollen verhindern, dass Mitarbeiter Zugriff auf Daten bekommen, in deren Prozess sie nicht involviert sind.
Mit einem Klick auf die Auswertung kommst du direkt zu den betreffenden Dokumenten.