Unter Geschäftspartner verwaltest du alle angelegten Kontakte zentral. Du kannst Geschäftspartner zusammenführen, archivieren und die Änderungshistorie einsehen.
Je nach Rolle stehen dir unterschiedliche Aktionen zur Verfügung:
Administrator:in
Buchhalter:in
Anforderer:in
Kontakte zusammenführen
Wenn ein Geschäftspartner mehrfach angelegt wurde, kannst du die doppelten Einträge zusammenführen.
So führst du Kontakte zusammen
Öffne den Menüpunkt Geschäftspartner.
Wähle in der Liste die Kontakte aus, die du zusammenführen möchtest.
Klicke auf Kontakte zusammenführen.
Prüfe im erscheinenden Fenster die ausgewählten Kontakte.
Lege fest, welcher Kontakt bestehen bleiben soll.
Alternativ kannst du einen neuen Namen für den zusammengeführten Geschäftspartner vergeben.Bestätige die Zusammenführung.
Prüfe vor dem Zusammenführen sorgfältig die Stammdaten der ausgewählten Kontakte. Nach der Zusammenführung bleiben die Daten nur noch beim gewählten Zielkontakt erhalten.
Anwendungsbeispiel
Ein Lieferant wurde einmal mit vollständigem Firmennamen und einmal mit einer verkürzten Schreibweise angelegt. Durch das Zusammenführen vermeidest du doppelte Buchungen und sorgst für eine saubere Stammdatenbasis.
Geschäftspartner archivieren
Wenn du einen Geschäftspartner nicht mehr aktiv nutzt, kannst du ihn archivieren. Der Kontakt bleibt im System erhalten, erscheint aber nicht mehr in der aktiven Liste.
Option 1: Archivieren über die Liste
Öffne den Menüpunkt Geschäftspartner.
Wähle den gewünschten Geschäftspartner in der Liste aus.
Klicke auf Geschäftspartner archivieren.
Option 2: Archivieren über die Detailansicht
Öffne den gewünschten Geschäftspartner.
Klicke in der Bearbeitungsmaske auf Archivieren.
Tipp: Archiviere Geschäftspartner, wenn die Zusammenarbeit beendet ist, du aber aus Dokumentations- oder Buchhaltungsgründen weiterhin Zugriff auf bestehende Buchungen benötigst.
Archivierte Geschäftspartner reaktivieren
Archivierte Geschäftspartner kannst du jederzeit wieder aktivieren:
Öffne den Menüpunkt Geschäftspartner.
Wechsle in den Tab Archiviert.
Wähle den gewünschten Geschäftspartner aus.
Klicke auf Geschäftspartner aktivieren.
Der Geschäftspartner erscheint anschließend wieder in der aktiven Liste.
Änderungshistorie einsehen
Jeder Geschäftspartner enthält eine Historie. In der Historie siehst du:
welche Änderung erfolgt ist
welche Person die Änderung vorgenommen hat
wann die Änderung durchgeführt wurde
Die Historie steht dir für Änderungen ab dem 1. August 2024 zur Verfügung.
Beachte: Änderungen vor dem 1. August 2024 erscheinen nicht in der Historie.
Anwendungsbeispiel
Du stellst fest, dass sich die Bankverbindung eines Geschäftspartners geändert hat. In der Historie kannst du nachvollziehen, wer die Änderung vorgenommen hat und wann die Anpassung erfolgt ist.