Zunächst: Warum ist eine korrekte Erfassung wichtig?
Damit deine Auslagen schnell und korrekt erstattet werden können, ist es entscheidend, dass alle relevanten Daten auf dem Beleg gut lesbar sind. Unscharfe oder unvollständige Fotos können zu Rückfragen und damit zu Verzögerungen führen.
So erfasst du Belege digital richtig
Kompletter Beleg: Erfasse den gesamten Beleg im Bild – keine abgeschnittenen Kanten. Achte darauf, auch die Rückseite zu fotografieren, falls dort auszufüllende Inhalte für Bewirtungen stehen.
Gute Beleuchtung: Stelle sicher, dass der Beleg gut ausgeleuchtet ist und keine Schatten darauf fallen.
Fotos zeitnah machen: Erstelle die Fotos direkt nach dem Kauf, um ein Zerknittern oder den Verlust des Belegs zu vermeiden.
Tipp: Nutze die Candis App: Die mobile App von Candis hilft dir dabei, ein exakt zugeschnittenes Foto deines Belegs kinderleicht hochzuladen.
Pflichtangaben, die auf dem Beleg erkennbar sein müssen
Achte darauf, dass folgende Informationen klar und lesbar sind:
Name und Anschrift des Händlers
Datum und Uhrzeit des Kaufs
Gekaufte Artikel oder Dienstleistung
Gesamtbetrag und enthaltene Mehrwertsteuer
Zahlungsart (bar oder Karte)
Belegnummer
Sonderfall: Bewirtungsbelege
Bei Bewirtungen (egal ob intern oder extern) müssen zusätzlich folgende Angaben auf dem Beleg bzw. in Candis ergänzend notiert sein:
Namen der bewirteten Personen
Anlass der Bewirtung
Eigenhändige Unterschrift des Einladenden
In Candis kannst du die bewirteten Personen einfach unterteilt nach intern und extern im Formular erfassen.
Aufbewahrung des Originals
Bitte bewahre den Originalbeleg mindestens bis zum Abschluss der Auslagenerstattung in Candis sicher auf.
Dein:e Buchhalter:in wird dir mitteilen, wie danach generell mit dem originalen verfahren werden soll.